Oh My Dev logo

Beta

Oh My Dev logo

Beta

Tryb nocny!
Jest trochę późno, chcemy zadbać o Twój wzrok, tutaj możesz włączyć tryb ciemny.

Jak sobie radzić z dużą ilością bodźców zachowując produktywność?

Jak sobie radzić z dużą ilością bodźców zachowując produktywność?
MateuszZielaskiewicz
Project Manager
Podziel się

Takie pytanie pojawiło się pod ostatnim postem. Udzieliłem na nie krótkiej odpowiedzi, ale temat jest na tyle interesujący, że warto go szerzej omówić. 

 

Co odpowiedziałem na szybko?


 

Co chciałbym dodać?

(W poniższym tekście będzie często pojawiać się słowo blok. Używając go, mam na myśli jakiś wycinek czasu, w ciągu dnia, zarezerwowany na konkretną aktywność / zadanie do wykonania).

 

Warto przeglądać rzeczy todo i ustalać daty, do których muszą być one zrealizowane

Nie będę się tutaj rozpisywać. Korzystam z Trello i podejścia, które opisałem w tym artykule

 

Ustalenie bloków, w których będziemy niedostępni

W byciu niedostępnym nawet dla współpracowników nie ma niczego złego. To właśnie bloki pełnego skupienia pozwalają nam wykonać najważniejsze zadania i napędzać projekty. Trzeba jednak pamiętać o kilku zasadach:

  • Informuję współpracowników, kiedy dokładnie mogę być niedostępny.
  • Ustalam sposób złapania mnie, jeśli dzieje się “pożar”. W moim przypadku jest to numer prywatny, którego nie wyciszam. 
  • Zostawiam otwarte tylko te okna przeglądarki, które będą mi niezbędne do pracy. Wyciszam aplikacje, które mogą mnie rozpraszać np. powiadomienia Slack.
  • Zakładam słuchawki i odcinam się na zaplanowaną ilość czasu (słuchawki wyciszające otoczenie to w tym przypadku idealny gadżet).
  • Ponieważ pracuję zdalnie, informuję o potrzebie pełnego skupienia również rodzinę. 

 

Ustalenie bloków, kiedy można się do mnie zgłosić po pomoc

W dniach, kiedy moja dostępność jest ograniczona, nie zapominam o jednym ważnym aspekcie. Ustalenia czasu, w którym jestem do pełnej dyspozycji zespołu i służę pomocą. Może to być krótka informacja, że będę dostępny po godzinie 14:00 w dowolnych tematach lub też ustalenie spotkań z zainteresowanymi osobami, które mają do mnie jakąś sprawę (oczywiście, po godzinach skupienia).  


Edukowanie. “Czy na pewno jestem Ci do tego potrzebny?”

Zapewne znacie to uczucie, kiedy samo wysłuchanie drugiej osoby sprawia, że problem, który miała, nagle znika. Kiedy mam podejrzenie, że może chodzić o taką właśnie sprawę, upewniam się, czy na pewno jestem potrzebny w dyskusji. Często też polecam mojemu zespołowi metodę “kaczuszki”. 


Czy nie wrzucasz mi swojego problemu? 

Zapoznaj się proszę w wolnej chwili, z podejściem jednominutowego menedżera spotykającego małpę. Ten film wyjaśni więcej, niż ja mógłbym opisać. 

PS Jeśli irytuje Was tempo filmu polecam zmianę prędkości odtwarzania - to czasami zmienia życie. ;) 

https://www.youtube.com/watch?v=LCzK7eaG_nw&ab_channel=Nieprzeci%C4%99tne%C5%BBycie

 

Priorytety na dany dzień 

Z samego rana, przeglądam całą swoją listę zadań i wybieram takie top 3, które muszą się zadziać danego dnia. Zazwyczaj są to elementy z datami, których przełożenie będzie bardzo trudne. Kolejnym zadaniom również nadaję odpowiednie priorytety. Jeżeli uda mi się wykonać moje top3, przechodzę do kolejnych zadań z listy. 


Nie planuję całego dnia w 100%

Niezaplanowane bloki przydają się na priorytety innych, które z różnych powodów nagle stają się również moimi priorytetami - nie zostawiam nigdy współpracowników na lodzie, gramy przecież w jednej drużynie. 


Komunikacja głównie przez kanały (na Slacku). Tylko pilne sprawy przychodzą na DM

Takim sposobem, jeśli w ciągu dnia brakuje mi czasu - mam pewność, że nic ważnego mnie nie ominie. Gdy ktoś będzie mieć ważną sprawę, skorzysta z DM. Na pozostałe tematy (które pojawiły się na kanałach) albo zareaguję z rana, pod koniec dnia lub nad nimi już działam, bo miałem je w Trello. 


Jeżeli coś odczytałem / a nie mogę podjąć od razu akcji - odpowiednio z tym faktem działam 

Przydatne sztuczki tutaj.

 

Podsumowując:

Nie bój się być niedostępny dla współpracowników oraz zaplanuj czas na własne działanie, w którym będziesz mógł się skupić. Pamiętaj przy tym, aby zrobić to mądrze:

  • poinformować osoby, które mogą od Ciebie coś potrzebować
  • zaproponować czas, w którym będziesz ponownie dostępny / zrobić takie bloki 
  • wrzucić komentarz w opisie na Slacku i dać ikonkę “nie przeszkadzać”

Taka osoba, po zapoznaniu się - zapewne wróci do Ciebie o określonej porze lub wcale, bo temat przez prokrastynację sam się rozwiąże (czasami tak się zdarza). 

 

Jak podejść do wypracowania własnego sposobu?

  • spróbuj zaplanować sobie zadania w kalendarzu i podejmij próbę ich wykonania w określonym czasie 
  • staraj się rozbijać tak zadania i dbać o opis i załączniki, aby w momencie przystępowania do niego, mieć pod ręką cały komplet informacji, który będzie Ci potrzebny 
  • stwórz sobie listę rozpraszaczy, czyli elementów, które musisz wyeliminować
  • odpowiedz sobie, czy faktycznie musiałeś się rozpraszać (np. czy mail nie mógł poczekać 2 h, czy odpowiedź na Slacku nie mogła poczekać 4 h). Często to my sami uciekamy w rozpraszacze, gdy świadomie nie chcemy czegoś wykonać / zadanie nie jest dla nas atra kcyjne. 
  • staraj się przewidywać, co może się zadziać w ciągu dnia / tygodnia i odpowiednio bierz to pod uwagę podczas planowania w kalendarzu
  • przykładowo: wiesz, że klient będzie się z Tobą kontaktować we wtorek lub środę. Uprzedź klienta poniedziałkowym mailem z zaproponowaniem konkretnych bloków czasu na spotkanie. Zazwyczaj potwierdzenie przychodzi natychmiastowo, więc będziesz mógł uwzględnić ten blok przy kolejnym planowaniu. 

 

Inspiruj się podejściem innych osób, ale opracowuj swoje własne rozwiązania, które sprawdzą się u Ciebie. Pozostaje mi życzyć Wam powodzenia i w razie pytań, zachęcam do komentowania. 

44komentarze
Podziel się
10.11.2021 20:27
10.11.2021 20:27

Jak sobie radzić z dużą ilością bodźców zachowując produktywność?

Jak sobie radzić z dużą ilością bodźców zachowując produktywność?
MateuszZielaskiewicz
Project Manager

Takie pytanie pojawiło się pod ostatnim postem. Udzieliłem na nie krótkiej odpowiedzi, ale temat jest na tyle interesujący, że warto go szerzej omówić. 

 

Co odpowiedziałem na szybko?


 

Co chciałbym dodać?

(W poniższym tekście będzie często pojawiać się słowo blok. Używając go, mam na myśli jakiś wycinek czasu, w ciągu dnia, zarezerwowany na konkretną aktywność / zadanie do wykonania).

 

Warto przeglądać rzeczy todo i ustalać daty, do których muszą być one zrealizowane

Nie będę się tutaj rozpisywać. Korzystam z Trello i podejścia, które opisałem w tym artykule

 

Ustalenie bloków, w których będziemy niedostępni

W byciu niedostępnym nawet dla współpracowników nie ma niczego złego. To właśnie bloki pełnego skupienia pozwalają nam wykonać najważniejsze zadania i napędzać projekty. Trzeba jednak pamiętać o kilku zasadach:

  • Informuję współpracowników, kiedy dokładnie mogę być niedostępny.
  • Ustalam sposób złapania mnie, jeśli dzieje się “pożar”. W moim przypadku jest to numer prywatny, którego nie wyciszam. 
  • Zostawiam otwarte tylko te okna przeglądarki, które będą mi niezbędne do pracy. Wyciszam aplikacje, które mogą mnie rozpraszać np. powiadomienia Slack.
  • Zakładam słuchawki i odcinam się na zaplanowaną ilość czasu (słuchawki wyciszające otoczenie to w tym przypadku idealny gadżet).
  • Ponieważ pracuję zdalnie, informuję o potrzebie pełnego skupienia również rodzinę. 

 

Ustalenie bloków, kiedy można się do mnie zgłosić po pomoc

W dniach, kiedy moja dostępność jest ograniczona, nie zapominam o jednym ważnym aspekcie. Ustalenia czasu, w którym jestem do pełnej dyspozycji zespołu i służę pomocą. Może to być krótka informacja, że będę dostępny po godzinie 14:00 w dowolnych tematach lub też ustalenie spotkań z zainteresowanymi osobami, które mają do mnie jakąś sprawę (oczywiście, po godzinach skupienia).  


Edukowanie. “Czy na pewno jestem Ci do tego potrzebny?”

Zapewne znacie to uczucie, kiedy samo wysłuchanie drugiej osoby sprawia, że problem, który miała, nagle znika. Kiedy mam podejrzenie, że może chodzić o taką właśnie sprawę, upewniam się, czy na pewno jestem potrzebny w dyskusji. Często też polecam mojemu zespołowi metodę “kaczuszki”. 


Czy nie wrzucasz mi swojego problemu? 

Zapoznaj się proszę w wolnej chwili, z podejściem jednominutowego menedżera spotykającego małpę. Ten film wyjaśni więcej, niż ja mógłbym opisać. 

PS Jeśli irytuje Was tempo filmu polecam zmianę prędkości odtwarzania - to czasami zmienia życie. ;) 

https://www.youtube.com/watch?v=LCzK7eaG_nw&ab_channel=Nieprzeci%C4%99tne%C5%BBycie

 

Priorytety na dany dzień 

Z samego rana, przeglądam całą swoją listę zadań i wybieram takie top 3, które muszą się zadziać danego dnia. Zazwyczaj są to elementy z datami, których przełożenie będzie bardzo trudne. Kolejnym zadaniom również nadaję odpowiednie priorytety. Jeżeli uda mi się wykonać moje top3, przechodzę do kolejnych zadań z listy. 


Nie planuję całego dnia w 100%

Niezaplanowane bloki przydają się na priorytety innych, które z różnych powodów nagle stają się również moimi priorytetami - nie zostawiam nigdy współpracowników na lodzie, gramy przecież w jednej drużynie. 


Komunikacja głównie przez kanały (na Slacku). Tylko pilne sprawy przychodzą na DM

Takim sposobem, jeśli w ciągu dnia brakuje mi czasu - mam pewność, że nic ważnego mnie nie ominie. Gdy ktoś będzie mieć ważną sprawę, skorzysta z DM. Na pozostałe tematy (które pojawiły się na kanałach) albo zareaguję z rana, pod koniec dnia lub nad nimi już działam, bo miałem je w Trello. 


Jeżeli coś odczytałem / a nie mogę podjąć od razu akcji - odpowiednio z tym faktem działam 

Przydatne sztuczki tutaj.

 

Podsumowując:

Nie bój się być niedostępny dla współpracowników oraz zaplanuj czas na własne działanie, w którym będziesz mógł się skupić. Pamiętaj przy tym, aby zrobić to mądrze:

  • poinformować osoby, które mogą od Ciebie coś potrzebować
  • zaproponować czas, w którym będziesz ponownie dostępny / zrobić takie bloki 
  • wrzucić komentarz w opisie na Slacku i dać ikonkę “nie przeszkadzać”

Taka osoba, po zapoznaniu się - zapewne wróci do Ciebie o określonej porze lub wcale, bo temat przez prokrastynację sam się rozwiąże (czasami tak się zdarza). 

 

Jak podejść do wypracowania własnego sposobu?

  • spróbuj zaplanować sobie zadania w kalendarzu i podejmij próbę ich wykonania w określonym czasie 
  • staraj się rozbijać tak zadania i dbać o opis i załączniki, aby w momencie przystępowania do niego, mieć pod ręką cały komplet informacji, który będzie Ci potrzebny 
  • stwórz sobie listę rozpraszaczy, czyli elementów, które musisz wyeliminować
  • odpowiedz sobie, czy faktycznie musiałeś się rozpraszać (np. czy mail nie mógł poczekać 2 h, czy odpowiedź na Slacku nie mogła poczekać 4 h). Często to my sami uciekamy w rozpraszacze, gdy świadomie nie chcemy czegoś wykonać / zadanie nie jest dla nas atra kcyjne. 
  • staraj się przewidywać, co może się zadziać w ciągu dnia / tygodnia i odpowiednio bierz to pod uwagę podczas planowania w kalendarzu
  • przykładowo: wiesz, że klient będzie się z Tobą kontaktować we wtorek lub środę. Uprzedź klienta poniedziałkowym mailem z zaproponowaniem konkretnych bloków czasu na spotkanie. Zazwyczaj potwierdzenie przychodzi natychmiastowo, więc będziesz mógł uwzględnić ten blok przy kolejnym planowaniu. 

 

Inspiruj się podejściem innych osób, ale opracowuj swoje własne rozwiązania, które sprawdzą się u Ciebie. Pozostaje mi życzyć Wam powodzenia i w razie pytań, zachęcam do komentowania. 

Dodaj swój pierwszy komentarz i stań się częścią naszej społeczności
Zaloguj się
KOMENTARZE (0)

Dodaj pierwszy komentarz

Najpopularniejsze w społeczności
Te treści czekają też na Twoją uwagę

Oh My Dev logo
Oh My Dev logo

OhMyDev.pl - to, co najważniejsze w IT - od devów dla devów

Oh My Dev to społeczność dla każdej osoby, która interesuje się lub zajmuje szeroko pojętym IT. Najnowsze i najpopularniejsze informacje z całego świata IT. Szukaj, oceniaj, komentuj, czytaj, twórz.